Wat is een vrijwilligerscontract? En wat kan je hier het beste allemaal in opnemen? In dit artikel lees je meer over wat in een contract genoemd kan worden en waarom. Daarnaast vind je hier een voorbeeld van een contract.
Als we praten over vrijwilligerswerk focussen we vaak op de vrijwillige kant van het werk. Toch is het ook belangrijk om vrijwilligerscontracten op te stellen. Het hebben van een vrijwilligerscontract is niet verplicht. Het is volgens de regels ook voldoende als je in gesprek afspraken met elkaar maakt. Ook zonder een schriftelijk vrijwilligerscontract kan je naar de rechtbank stappen om de vrijwilliger, mocht het nodig zijn, op zijn verplichtingen te wijzen (mkb recht).
Wat is een vrijwilligerscontract?
Een vrijwilligerscontract is een overeenkomst tussen een organisatie en een burger waarin de afspraken zijn opgenomen rondom de werkzaamheden die de burger op vrijwillige basis voor de organisatie uitvoert (juridische supermarkt). Op vrijwillige basis betekent dat de vrijwilliger geen loon ontvangt. De vrijwilliger kan wel recht hebben op een vrijwilligersvergoeding (een extra zakcentje) en/ of op een onkostenvergoeding (bijvoorbeeld voor het treinkaartje wat hij/ zij koopt om op locatie te komen).
Voor de opbouw van een vrijwilligerscontract adviseren wij de volgende onderdelen op te nemen:
- Functieomschrijving (incl. werkzaamheden en taken)
- Aanvang en einde van de overeenkomst (incl eventuele proefperiode)
- Vergoeding (financieel of in een andere vorm)
- Ziekte of verhindering
- Begeleiding, informatie en scholing
- Verzekeringen
Functieomschrijving
De functieomschrijving is een korte samenvatting van de rol die de vrijwilliger in gaat vullen, het geeft o.a. antwoord op de volgende vragen:
- Welke taken gaat de vrijwilligers uitvoeren?
- Welke resultaten worden verwacht?
- Waar moet de vrijwilliger goed in zijn/ waar moet hij/ zij ervaring mee hebben?
- Welke overige eisen heb je aan de vrijwilliger?
- Hoe vaak per week en hoeveel uur per keer?
Aanvang en einde van de overeenkomst
In de overeenkomst worden de start- en eventuele einddatum van het contract opgenomen evenals een eventuele proefperiode (meestal 1 of 2 maanden). Het is mogelijk om een vrijwilligerscontract voor onbepaalde tijd aan te gaan. Tenzij de vrijwilliger enkel betrokken is bij één specifieke activiteit is er in de meeste gevallen zelfs sprake van een contract voor onbepaalde tijd.
Vaak wordt een opzegtermijn van vier weken in acht genomen. Dat moet dan vast zijn gelegd in het contract.
Uitzonderingen zijn er altijd: als de situatie vraagt om een onmiddellijke beëindiging van de samenwerking, kan dat ook. De organisatie heeft op basis van de overeenkomst grote beoordelingsvrijheid om te bepalen of de samenwerking onmiddellijk beëindigd kan worden.
Vergoeding
In de overeenkomst neem je op of en op welke manier de vrijwilliger vergoed wordt voor zijn of haar vrijwillige werkzaamheden. Vrijwilligers moeten op de verkregen onkostenvergoedingen geen belastingen of premies betalen. Maar dan moet het ook echt gaan om gemaakte (on)kosten. Het vrijwilligerscontract is voor dit doel een handig instrument, omdat je duidelijke afspraken kan maken over de gemaakte (on)kosten en de declaratie ervan. Zo kan het vrijwilligerscontract aangeven welke onkosten de vrijwilliger dient te maken en hoe hij de bewijzen ervan moet bijhouden.
Uiteraard kan je ook gebruik maken van de Landelijke Regeling Onkostenvergoeding Vrijwilligers. Volgens de Belastingdienst kun je een vergoeding ontvangen die zo laag is dat deze niet in verhouding staat tot de omvang en het tijdsbeslag van het werk. In dit geval mag de vergoeding in 2023 maximaal € 190 (in 2022 en 2021: € 180) per maand en € 1.900 (in 2022 en 2021: € 1.800) per jaar zijn. Deze maximumbedragen gelden voor het totaal van de vergoeding voor uw inzet.
Let op: wanneer het om vooraf afgesproken vergoeding voor de vrijwillige inzet gaat, komen er andere voorwaarden aan te pas. Deze documenten zijn terug te vinden op de website van de belastingdienst onder vrijwilligersvergoeding.
Als de vrijwilliger alleen deze vrijwilligersvergoedingen krijgt, dan hoef je hier geen belasting over te betalen. Als het totaal bedrag van vergoedingen (financieel en in natura) onder de €180 per maand en €1.800 per jaar blijft, zijn bewijzen dat de vrijwilliger deze kosten daadwerkelijk heeft gemaakt niet nodig. Aangifte bij de Belastingdienst is dan niet nodig.
Verzekering
Waar mensen komen, gebeuren er ongevallen. Vrijwilligers kunnen zelf schade oplopen maar kunnen ook schade veroorzaken. Ook tijdens de uitvoering of onderweg naar het vrijwilligerswerk (het zogenaamde woon werkverkeer) kan er iets gebeuren. Maar er kan ook iets mis gaan op basis van een advies wat een van de vrijwilligers heeft gegeven. In de overeenkomst neem je op op welke wijze de vrijwilliger is verzekerd wanneer hij of zij voor jouw organisatie werkt.
Als organisatie is het allereerst belangrijk om na te denken welke risico’s jouw organisatie en vrijwilligers precies lopen, en welke verzekeringen je eventueel zelf hebt, voordat je een keuze maakt in de verzekeringen die je afsluit. Het dossier ‘Verzekeringen’ van het Platform Vrijwillige Inzet geeft duidelijke informatie over de verschillende verzekeringen die mogelijk zijn. Ook vind je er een handig stappenplan voor jou als organisatie om uit zoeken welke verzekeringen verstandig zijn om af te sluiten.
Daarnaast zijn vanaf 2018 alle vrijwilligers in de gemeente Rotterdam automatisch verzekerd onder de zogeheten Maasstadpolis (Polis voor vrijwilligers). Dit is een algemene vrijwilligersverzekering die de gemeente Rotterdam heeft afgesloten voor vrijwilligers, mantelzorgers en maatschappelijk stagiairs die in Rotterdam wonen of vrijwilligerswerk doen voor een stichting of organisatie die in Rotterdam gevestigd is. Er zijn geen kosten aan de verzekering verbonden. Wanneer een vrijwilliger voldoet aan de gestelde definitie van een vrijwilliger zoals in de samenvatting van de polis is deze vrijwilliger verzekerd. Aanmelden voor deze verzekering is daarom niet nodig. De Maasstadpolis omvat een Aansprakelijkheidsverzekering, Ongevallenverzekering en verzekering van Persoonlijke eigendommen. In het geval van Aansprakelijkheid en Persoonlijke eigendommen betreft het een secundaire verzekering. Dit betekent dat er eerst gekeken wordt of de vrijwilliger zelf een verzekering heeft waar de schade op verhaald kan worden. De precieze definities en dekkingen vind je op het polisblad.
Natuurlijk is het wel belangrijk om zelf je vrijwilligers en de afspraken over het type werk dat zij doen goed vast te leggen, zodat duidelijk is dat zij onder de gestelde definitie van de verzekering vallen.
Format vrijwilligerscontract
Op basis van bovenstaande adviezen is bijgevoegd format vrijwilligerscontract opgesteld. Dit format dient als basis voor de overeenkomst die jij namens jouw organisatie aangaat met jouw vrijwilliger(s).
Bijlage: Model vrijwilligerscontract.docx
Dit artikel is opgesteld door/ in samenwerking met BMC/ Advies op Maat. Heb je een verdiepende vraag of wil je een andere vraag stellen waarop je het antwoord niet in de Kennisbank kunt vinden? Dien die vraag dan in door een e-mail te sturen naar netwerk@zorgzaam010.nl.
