Aan een project zitten altijd risico’s verbonden die invloed kunnen hebben op de uitvoering van jouw projectplan. Om hierop voorbereid te zijn, kun je een hoofdstuk ‘Risico’s’ toe te voegen aan je projectplan. Hoe dat moet, lees je hieronder.
Een manier om je risico’s in kaart te brengen is door een risicoanalyse te doen. In een risicoanalyse beschrijf je met welke risico’s je tijdens het uitvoeren van je project rekening moet houden. Je kunt daarbij een onderscheid maken tussen interne en externe risico’s. Onder interne risico’s vallen risico’s vanuit de organisatie of de projectgroep. Dit zijn risico’s waar je zelf invloed op kunt uit oefenen. Externe risico’s worden veroorzaakt buiten je eigen organisatie. Daarna schat je per risico in hoe groot de kans is dat het gebeurd en hoe groot het effect daarvan is. Vervolgens bepaal je per risico welke maatregelen je kunt nemen om dit te voorkomen. Hier onder volgt een handig stappenplan:
1. Ga na wat de belangrijkste risico’s voor de uitvoering van je project zijn. Brainstorm bijvoorbeeld samen met een collega over welke onzekerheden invloed op het project kunnen hebben.
2. Geef van elk risico een korte omschrijving. Wat houdt het risico in, wat is het gevolg ervan op het project?
3. Maak een inschatting van hoe groot de kans is dat dit risico gebeurd. Geef bijvoorbeeld een score tussen de 0-3.
4. Bepaal hoe groot het effect op de rest van je project is als dit risico gebeurd Geef bijvoorbeeld een score tussen de 0-3. 5. Beschrijf per risico welke maatregelen je kunt nemen om dit risico te voorkomen of wat je kunt doen om de invloed van het risico op je project te beperken. Vooral stap 1,2 en 4 zijn belangrijk, stap 2 en 3 kun je eventueel achterwegen laten.
Je kunt hier bijvoorbeeld een tabel voor gebruiken:
Overzicht onzekerheden
* Kans: 0 t/m 3 (zeer laag, gemiddeld, hoog)
* Impact: 0 t/m 3 (zeer laag, vrij ernstig, zeer ernstig)
Een risicoanalyse draagt bij aan de geloofwaardigheid van het projectplan. Je laat zien je bewust te zijn van de risico’s die invloed kunnen hebben op de uitvoering van je project. Dat maakt je plan realistisch en geloofwaardig. Daarnaast heb je maatregelen bedacht om met de eventuele risico’s om te kunnen gedaan. Hierdoor vergroot je de kans van slagen van je project. Mocht je uiteindelijk tegen een risico aanlopen dan ben je hier al op voorbereid.
Handige links voor het schrijven van een projectplan in de kunst en cultuur sector
- Schrijftips voor een krachtig projectplan: https://www.kunstlocbrabant.nl/kennis-advies/schrijftips-voor-een-krachtig-projectplan-4485
- Het Plannenboek is bedoeld voor bedenkers en uitvoerders van kleine en grote plannen die iets te maken hebben met kunst en cultuur. Daarbij kun je denken aan voorstellingen op het gebied van theater, dans of muziek, aan festivals of manifestaties, aan presentaties of tentoonstellingen, aan culturele of kunstzinnige projecten op locaties, met bepaalde doelgroepen, enzovoort. Het boek is gratis te lezen via deze link: https://issuu.com/keunstwurk-stipe/docs/plannenboek_
- Dit is een mooi rapport over hoe je kunst en cultuur kunt inzetten om eenzaamheid te bestrijden. Op pagina 23 staat een lijst met vragen die kunnen helpen bij de uitwerking van je projectplan: https://aanpakeenzaamheid.nl/wp-content/uploads/2020/04/Kom-erbij-met-kunst-en-cultuur.-Samenwerken-om-eenzaamheid-te-bestrijden_compressed.pdf
Dit artikel is opgesteld door/ in samenwerking met BMC/ Advies op Maat. Heb je een verdiepende vraag of wil je een andere vraag stellen waarop je het antwoord niet in de Kennisbank kunt vinden? Dien die vraag dan in door een e-mail te sturen naar netwerk@zorgzaam010.nl.
