Iedere vorm van data verwerken en presenteren heeft zijn voor- en nadelen. Daarom is het goed om van te voren te bedenken wie de ontvanger is, is de data ter verantwoording of moet het bijvoorbeeld overtuigen. Wat betreft tools zijn er veel mogelijkheden en smaken, deze worden hier besproken.
Excel
Voor het verwerken van data hebben we heel lang gebruik gemaakt van spreadsheets als in bijvoorbeeld Excel of Google Spreadsheet. Excel is heel toegankelijk, het is goed te delen want veel mensen hebben een licentie, veel mensen kennen de basis van excel. In excel zijn heel goed tabellen, grafieken en diagrammen te maken. Excel werkt goed samen met Word, waardoor Excel tabellen of grafieken eenvoudig in een Word document te plakken zijn. Een nadeel van excel is het verwerken van grote databestanden, dit duurt lang of het programma loopt vast. Ook is een cel makkelijk aangepast, waardoor fouten makkelijk gemaakt zijn. Daarnaast zijn de verbanden tussen cellen niet vastgelegd waardoor er fouten kunnen worden gemaakt met bijvoorbeeld sorteren. Het heeft de voorkeur excel te gebruiken voor kleinere datasets. Datasets die overzichtelijk zijn en waarin fouten opvallen, zoals bijvoorbeeld een winst-verliesrekening. Bij een grote dataset kun je denken aan een cliëntenadministratie van een zorginstelling. Excel kan worden gebruikt voor het maken van tabellen, grafieken en diagrammen. Tabellen zijn vooral ter ondersteuning of een bijlage met bewijs. Grafieken en diagrammen hebben ook de mogelijkheid om verhoudingen tussen de gegevens duidelijk weer te geven en kunnen goed worden gebruikt ter ondersteuning of om te overtuigen. Een grafiek of diagram leest sneller, maar kan niet altijd zoveel informatie bevatten als een tabel.
Tip: Op de website https://www.excelleren.nl/ vind je veel informatie over mogelijkheden in Excel.
BI-tools
Business Intelligence (BI) -tools als Tableau, Power BI en Google data studie zijn ontworpen om grote datasets te bewerken visualiseren. Belangrijke voordelen van een BI-tool zijn:
● Wanneer de data geladen is werkt het heel snel
● Het eenvoudig om verschillende datasets aan elkaar te koppelen
● In een BI-tool kun je dashboards maken
Het gebruik van dashboards krijgt echt meerwaarde wanneer er een datawarehouse achter zit dat frequent geladen wordt. Zo heb je met een dashboard altijd direct de laatste stand van zaken in beeld. Nadeel is dat deze programma's vaak werken met een aparte en vaak dure licentiestructuur, waardoor je een dashboard niet kan delen met niet gebruikers. Uitzondering op de dure licentiestructuur is Google data studio, deze is echter ook beperkter in zijn functionaliteiten. Een ander nadeel is het trainen van de gebruiker, het vereist wel enige vaardigheid van data en het programma om BI-tool te gebruiken. Het gebruik van BI-tools is raadzaam in combinatie met grote datasets of in het geval je verschillende datasets wilt koppelen. Ook wanneer jouw ambities liggen op het vlak van realtime informatie inzien is een BI-tool jouw volgende stap. BI-tools kunnen worden gebruikt voor het maken van tabellen, grafieken, diagrammen en kaarten. Ook hier geldt: tabellen zijn vooral ter ondersteuning of een bijlage met bewijs, grafieken en diagrammen hebben ook de mogelijkheid om verhoudingen tussen de gegevens duidelijk weer te geven en kunnen goed worden gebruikt ter ondersteuning of om te overtuigen. Een grafiek of diagram leest sneller, maar kan niet altijd zoveel informatie bevatten als een tabel. Een kaart is onderscheidend ten opzichte van Excel, omdat het een ruimtelijke component toevoegt aan de informatie. Daarnaast zijn er visueel meer mogelijkheden om tabellen, grafieken en diagrammen te bewerken in een BI-tool dan in Excel, zeker Tableau staat bekend om zijn visuele kwaliteiten.
Infographics
Infographics worden vaak gemaakt in een tekenprogramma als adobe illustrator. Het doel van een infographic is het snel en duidelijk overbrengen van informatie. Infographics zijn visueel aantrekkelijk, goed te delen op social media en kunnen goed jouw hoofdpunten of speerpunten benadrukken. Het maken van een infographic kost veel tijd in een tekenprogramma, je bouwt de figuur helemaal zelf op uit verschillende vormen, lagen en kleuren. Ook voor deze tekenprogramma's geldt dat er een licentiestructuur is en dat de gebruiker zich moet trainen in het tekenprogramma en tevens in het maken van de infographic. Infographics zijn heel communicatief en mediageniek. Heb je weinig ruimte of wil je een brede doelgroep aanspreken? Dan kan een infographic zeker gewenst zijn. Ze zijn bijzonder geschikt voor social media en kunnen door het maatwerk goed gebruikt worden om te overtuigen. Door het gebruik van vormen, kleur en meerder plaatjes kan er veel informatie in een infographic. De kunst is om tot de kern te komen en overbodige informatie weg te laten.
Op deze link een aantal tips voor het maken van een infographic: https://teamnijhuis.com/nl/blog/11-tips-maken-infographic/
Algemene tips
Ieder type grafiek heeft zijn voor- en nadelen, dit staat helder uitgelegd op: https://www.excelleren.nl/wanneer-welk-soort-grafiek-toepassen Pas de lay-out, lettertype en kleurgebruik aan op de rest van jouw materiaal of de huisstijl.
Dit artikel is opgesteld door/ in samenwerking met BMC/ Advies op Maat. Heb je een verdiepende vraag of wil je een andere vraag stellen waarop je het antwoord niet in de Kennisbank kunt vinden? Dien die vraag dan in door een e-mail te sturen naar netwerk@zorgzaam010.nl.
