Als je regelmatig met vrijwilligers werkt, is het een goed idee om een vrijwilligersbeleid op te stellen. Het is belangrijk dat je als organisatie een helder beeld hebt van je vrijwilligers. Waarom wil je met vrijwilligers werken? Wat verwacht je van hen en wat verwachten zij van jou? Wat heb je te bieden? Hoe ga je ze begeleiden?
Vrijwilligersbeleid stap-voor-stap
Vrijwilligersbeleid is niet verplicht, maar draagt wel bij aan een professionele manier van organiseren. Ook als je maar met een paar vrijwilligers werkt, kan het goed zijn jezelf de onderstaande vragen eens te stellen (zorgvoorbeter).
Wat doet de organisatie en voor wie?
Wie is er binnen de organisatie verantwoordelijk voor vrijwilligers?
Welke taken worden er door vrijwilligers gedaan en waarom zet je daar vrijwilligers voor in?
Wat betekenen vrijwilligers voor de organisatie?
Hoe vind je vrijwilligers en hoe wil je ze binden aan de organisatie?
Wat wil en kan de organisatie voor de vrijwilligers betekenen?
Hoe laat je merken dat je hen waardeert?
Is er sprake van een vrijwilligersvergoeding, een jaarlijks dinertje, een kerst- of verjaarscadeau?
Welke voorwaarden stelt je organisatie om ervoor te zorgen dat vrijwilligers hun werk goed en verantwoord kunnen doen in een veilige, vertrouwde omgeving?
Het is een goed idee om je vrijwilligersbeleid regelmatig kritisch te bekijken. Helemaal slim is het om dit samen met je vrijwilligers te doen.
12 stappen voor het samenwerken met vrijwilligers
Naast het beantwoorden van de vragen hierboven helpt het ook om stap voor stap stil te staan bij de manier waarop je met vrijwilligers werkt. Deze 12 stappen helpen je daarbij:
Duidelijke taakomschrijving
Zorg ervoor dat elke vrijwilliger precies weet welke taken er van hem of haar verwacht worden.Elkaar kennen
Geef aan alle vrijwilligers een lijst met namen, adressen en een korte taakomschrijving van alle vrijwilligers en zorg ervoor dat deze lijst actueel is.Organisatie kennen
Zorg ervoor dat alle vrijwilligers de beschikking krijgen over een informatiemap, waarin alles over de organisatie staat: de spelregels binnen de organisatie (wie beslist, hoe komen besluiten tot stand, wie is waarvoor verantwoordelijk), afspraken over vergoedingen, verzekeringen, kortom alles wat voor vrijwilligers op een bepaald moment van belang kan zijn.Goed inwerken
Vooral nieuwe vrijwilligers moeten goed ingewerkt worden. Hierbij gaat het om goede mondelinge en schriftelijke informatie vooraf, maar ook gaat het om het echt leren kennen van de collega’s en de locatie. Zorg dat vrijwilligers niet in hun eentje ‘het bos ingestuurd worden’. Ga de eerste keer met hen mee als ze een training geven. Houd hen gezelschap als ze een lijn moeten trekken. Laat hen de eerste keer samen met een ervaren collega een bardienst draaien.Goed begeleiden
Houd met de vrijwilligers regelmatig werkbesprekingen, waarbij zij verslag kunnen doen van hun ervaringen en hulp en advies kunnen krijgen. Dit soort besprekingen kan vaak in groepen maar moet ook individueel mogelijk zijn.Goede rapportage
Bij begeleiding hoort ook rapporteren: vraag aan vrijwilligers om hun ervaringen op papier te zetten. Vaak worden allerlei dingen die niet goed geregeld zijn wel opgemerkt maar niet opgeschreven. Gevolg is dat ze ook tijdens besprekingen niet meer aan de orde komen, terwijl juist die kleine dingen een steeds groter wordende bron van ongenoegen kunnen gaan vormen.Verandering in taken
Wanneer blijkt dat bepaalde taken voor een vrijwilliger te moeilijk of te zwaar zijn, zoek dan naar mogelijkheden tot verandering of verlichting. Veel vrijwilligers geven misschien niet uit zichzelf aan dat ze liever een andere taak hebben: help hen om dit bespreekbaar te maken.Veranderingen in teamsamenstelling
In groepjes van vrijwilligers, kan het voorkomen dat mensen elkaar gewoon niet liggen en dat er kleine, soms ook grote irritaties/ conflicten ontstaan. Probeer ervoor te zorgen dat ook dit soort dingen bespreekbaar zijn, dat mensen ook de meer persoonlijke klachten of kritiek ergens, op een vertrouwelijke manier, kwijt kunnen. Zijn de problemen binnen het team niet op te lossen, kijk dan of een andere groepssamenstelling mogelijk is.Evaluatie
Houd een of twee keer per jaar een (goed voorbereide) bijeenkomst voor alle vrijwilligers, waarin alle zaken besproken kunnen worden over het werk van de afgelopen periode.Inspraak/ medezeggenschap
Geef de vrijwilligers niet alleen het recht op, maar vooral ook, indien gewenst, de mogelijkheid tot inspraak in het beleid van de organisatie met betrekking tot hun werkzaamheden en op medezeggenschap in de besluitvorming. Dat kan formeel geregeld worden in bijvoorbeeld de statuten of het huishoudelijk reglement van de organisatie, maar ook – in kleinere organisaties – op een informele manier. Het gaat erom de vrijwilligers het gevoel en de zekerheid te geven een volwaardige plaats in de organisatie in te kunnen nemen.Informatie/ documentatie
Zorg ervoor dat de vrijwilligers voor hen interessante (artikelen uit) vakbladen te lezen krijgen. Dat zou ook kunnen door eens per kwartaal een soort knipselkrant te maken waarin allerlei artikelen over de eigen werksoort zijn opgenomen. Zo een uitgave kan – zeker voor organisaties met veel vrijwilligers – het karakter krijgen van een eigen organisatieblad, waarin ook de mededelingen van de organisaties zelf en de bijdragen van de eigen vrijwilligers een plaats kunnen krijgen.Publiciteit
Probeer als organisatie regelmatig ‘de krant te halen’. Liefst met foto’s van activiteiten (waarop dan ook vrijwilligers staan): het bevordert bij vrijwilligers het gevoel deel uit te maken van een organisatie die iets betekent.
Meer lezen over het werken met vrijwilligers? In het Handboek werken met vrijwilligers geven we veel meer tips!
Bronnen
Zorg Beter met vrijwilligers - Vrijwilligersbeleid
www.zorgvoorbeter.nl/zorgvoorbeter/media/documents/thema/vrijwilligerswerk/vrijwilligersbeleid-handreiking.pdf
Kennisbank Zorgzaam 010 - Handboek werken met vrijwilligers
https://zorgzaam010.knowledgeowl.com/help/handboek-werken-met-vrijwilligers
Dit artikel is opgesteld door/ in samenwerking met BMC/ Advies op Maat. Heb je een verdiepende vraag of wil je een andere vraag stellen waarop je het antwoord niet in de Kennisbank kunt vinden? Dien die vraag dan in door een e-mail te sturen naar netwerk@zorgzaam010.nl.
